Beschikbaar in het Bureau-abonnement. Zie Abonnementen.
1. Waar je het vindt
Het tabblad Klanten verschijnt bij het bedrijf dat je onder Beheer als je eigen bedrijf hebt gemarkeerd (het huisje). Zie Klanten en bedrijven. Ga naar Klanten › Uren voor je eigen urenstaat.
De eigenaar en beheerders zien alle subtabbladen. Teamleden zien op het tabblad Klanten van je eigen bedrijf alleen Uren, met hun eigen urenstaat, zonder tarieven of budgetten. Ze kunnen ook de timer in een taak gebruiken. Hun uren verschijnen onder Team.
De klanten waarop je uren boekt, zijn de klanten onder Klanten › Klanten. Zie Budgetten, tarieven en marge.
2. Een timer starten
- Ga naar Klanten › Uren.
- Kies de Klant en het Soort werk, en vul een Omschrijving in.
- Laat Declarabel aangevinkt, of vink het uit voor intern werk.
- Klik op Timer starten.
De timer loopt door als je de pagina sluit. Klik op Stoppen om de tijd op te slaan. Je kunt één timer tegelijk laten lopen.
Je kunt ook in een geopende taak op Timer starten klikken. De uren gaan dan naar de klant die bij het bedrijf van de taak hoort, en worden opgeteld bij Besteed in de taak.
3. Timer vergeten te stoppen
Na tien uur toont de timer Deze timer loopt al meer dan tien uur. Vergeten te stoppen? Vul Werkelijk gewerkt (uren) in en klik op Stoppen. Dat aantal wordt opgeslagen in plaats van de gemeten tijd.
4. Uren achteraf invoeren
- Kies de Klant, het Soort werk en de Omschrijving, en stel Declarabel in.
- Vul de Datum en de Uren in, bijvoorbeeld 1,5.
- Klik op Uren invoeren.
5. Je week
De urenstaat toont je registraties per dag. Met de pijlen ga je naar de vorige of volgende week, met Deze week ga je terug.
- Wissel tussen Lijst en Agenda.
- Ga met je muis over een registratie voor doorgaan (een nieuwe timer voor hetzelfde werk), bewerken of verwijderen.
- Niet-declarabele registraties tonen niet declarabel; goedgekeurde registraties tonen goedgekeurd.
Registraties zonder klant, zonder soort werk of langer dan 8 uur staan onder te controleren registraties, met het aantal ervoor. Klik op bewerken om ze te herstellen.
6. Afspraken uit je agenda boeken
- Klik op Afspraken uit je agenda.
- Kies bij elke afspraak een klant.
- Klik op Boeken.
Afspraken die al met dezelfde omschrijving op dezelfde dag zijn geboekt, worden overgeslagen. Koppel eerst je agenda onder Instellingen › Agenda. Zie Agenda.
7. Afronden
Stel naast Lijst en Agenda in hoe een gestopte timer wordt afgerond:
- Afronden op: geen, 5 min of 15 min.
- minimum: geen of 15 min per timer.
- Uren goedkeuren
- Ga naar Klanten › Team.
- Kies met de pijlen de week.
- Klik op een naam om de registraties te zien.
- Klik op Week goedkeuren.
Is een week goedgekeurd, dan kunnen alleen de eigenaar en beheerders die uren nog wijzigen. Klik op Goedkeuring intrekken om dit ongedaan te maken. De status per persoon is open, deels goedgekeurd of goedgekeurd.
8. Urenrapport en export
Op Klanten › Uren:
- Kies een klant onder Urenrapport voor… en klik op Urenrapport openen. Het rapport toont de maand van de geselecteerde week: totale en declarabele uren, waarde, en uitsplitsingen per soort werk, teamlid en week, plus kosten. Klik op Afdrukken of opslaan als pdf.
- Klik op Exporteren (CSV), met de maand erbij, voor alle registraties en kosten van die maand in een spreadsheetbestand.
9. Herinnering op vrijdag
Op vrijdagmiddag mailt Metrara iedereen die de afgelopen twee maanden uren heeft geboekt, maar die week minder dan 15 uur heeft geregistreerd. Zet dit per persoon uit met urenherinnering onder Beheer › Team.