1. Teamleden toevoegen aan een takenbord
Aan wie je taken kunt toewijzen, stel je per bedrijf in. Ze hebben geen login nodig.
- Ga naar Taken en klik op Teamleden.
- Vul een naam in bij Naam teamlid….
- Vul eventueel een e-mailadres in (optioneel) en kies een kleur.
- Wil je de persoon ook een login geven? Vink dan Ook toegang geven als teamlid (€ 10/mnd) aan. Zie Je team uitnodigen.
- Klik op + Teamlid.
Klik op bewerken om de naam, kleur of het e-mailadres te wijzigen, of op verwijderen om de persoon te verwijderen. Taken die aan die persoon waren toegewezen, zijn daarna niet meer toegewezen.
Alleen de eigenaar en beheerders beheren deze lijst.
2. Een taak toewijzen
- Open de taak.
- Kies het teamlid onder Toegewezen aan.
Een teamlid met een e-mailadres krijgt een e-mail als er een taak aan hem of haar wordt toegewezen. Projecten hebben ook een Verantwoordelijke.
3. Reacties en vermeldingen
- Open de taak en ga naar Reacties.
- Schrijf je reactie. Zet tekst tussen dubbele sterretjes voor vet en begin een regel met een streepje voor een opsomming.
- Typ @ met daarachter een voornaam om dat teamlid te mailen.
- Klik op Plaatsen.
Je eigen reacties kun je bewerken of verwijderen. De eigenaar en beheerders kunnen elke reactie bewerken of verwijderen.
E-mails over taken gaan alleen de deur uit als het teamlid een e-mailadres heeft en taken en vermeldingen voor hem of haar aanstaat onder Beheer › Team. Over je eigen acties krijg je nooit een e-mail.
4. Tijd op een taak
Onder Tijd in een geopende taak:
- vul je Geschat en Bestede uren in;
- klik je op Timer starten om live tijd bij te houden, en op Timer stoppen als je klaar bent.
Bestede uren tellen mee in Klanten, Uren versus resultaat. Zie Uren bijhouden.
5. Taken voor een hele klant
Heeft een klant meerdere bedrijven? Plan taken dan vanuit het klantoverzicht in plaats van per bedrijf.
- Klik in het menu op de naam van de klant en open het tabblad Taken.
- Vul de taak in bij Wat moet er gebeuren? en geef eventueel een prioriteit en deadline op.
- Kies onder Voor: de bedrijven. Gebruik alle of geen.
- Klik op Toevoegen.
Wat je kiest, bepaalt het resultaat:
- Geen bedrijf: een algemene taak voor de klant. Die verschijnt alleen in het klantoverzicht, niet op de takentabbladen van de bedrijven.
- Eén bedrijf: de taak wordt aan dat bedrijf toegevoegd en verschijnt op het takentabblad daarvan.
- Meerdere bedrijven: één taak per bedrijf, die je los afvinkt. Het overzicht toont ze op één regel met de voortgang, zoals 3 van 5 klaar.
Gebruik het filter Alle bedrijven om één bedrijf te tonen, en afgevinkte tonen om afgeronde taken te zien. In een geopende taak voeg je de taak aan meer bedrijven toe onder Bedrijven.
6. Wat klantgebruikers kunnen
Staat het tabblad Taken aan voor een klant, dan werken klantgebruikers in de taken van hun eigen bedrijven: ze voegen taken toe, wijzigen de status en schrijven reacties. De lijst met teamleden kunnen ze niet beheren. Zie Wat je klant ziet.